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LE DOSSIER INDIVIDUEL DU FONCTIONNAIRE

Le dossier du fonctionnaire, et au-delà, de tous les agents publics, obéit depuis le début du 20ème siècle à des règles de neutralité et de transparence qui en font en principe un instrument de protection de l’agent.

Chaque agent a le droit d’avoir connaissance de son dossier, et l’administration a l’obligation de le tenir selon certaines règles d’objectivité.

La communication du dossier prend tout son intérêt dès lors que celui-ci est encadré par certaines règles tenant à la fois à sa constitution et à sa mise à jour. Ces règles doivent notamment préserver le dossier de toute possibilité de manipulation, ou de la présence d’éléments couverts par une amnistie ou mettant en cause la liberté d’opinion ou la vie privée.

L’accessibilité elle-même doit être garantie. Ces règles nécessaires, contraignantes dans leur principe, souvent lacunaires dans leur traduction réglementaire comme dans leur application concrète, se révèlent particulièrement indispensables en cas de conflit. Elles sont un élément fondamental des droits de la défense.

L’application de ces garanties est un long combat. Nées contre la volonté de l’administration, faites pour limiter sa toute-puissance sur ses agents, elles doivent être défendues, précisées.

Car dans ce domaine, l’administration n’agit que contrainte. Le dossier est trop souvent tenu avec insuffisamment de rigueur, formalisé seulement à l’occasion d’un contexte conjoncturel défavorable au fonctionnaire (procédure disciplinaire).

Par ailleurs, la déconcentration de la gestion conduit aujourd’hui à la multiplication "des" dossiers du fonctionnaire, ce qui met à mal la règle pourtant essentielle de l’unicité du dossier.

Son utilisation protectrice est perçue trop souvent par une administration peu soucieuse de garantir les droits de ses agents comme une contrainte fastidieuse ; et elle souhaiterait le récupérer comme instrument d’une "gestion moderne", il faut comprendre d’une gestion au profil, où l’entretien individuel notamment serait versé au dossier.

Le dossier du fonctionnaire doit conserver son véritable sens, qui est de protéger l’agent contre son employeur et, mieux précisé dans ses règles et leur application, être un instrument de développement de la citoyenneté de l’agent public.

Accès au dossier et confidentialité

Les possibilités d’accès au dossier sont rappelées dans quatre textes différents : l’article 65 de la loi du 22 avril 1905, les articles 18 et 19 du titre I du statut général et, de manière plus générale, dans la loi du 17 juillet 1978 récemment modifiée par la loi du 12 avril 2000.

L’article 18 de l’actuel statut général prévoit que "Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi".

L’accès des fonctionnaires à leur dossier s’effectue dans des conditions quelquefois difficiles : difficultés pour avoir communication du "dossier d’affectation" tenu par le service, nécessité d’un déplacement pour consulter le dossier tenu en administration centrale.

L’administration doit assurer la confidentialité du dossier individuel.

La présence de tiers (collègue de travail, syndicaliste ou avocat) lors de la consultation, comme la prise de copie (photocopie) doivent être autorisées.

Les règles du secret médical imposent que le dossier individuel ne comporte que les conclusions ou les conséquences administratives de la situation médicale du fonctionnaire.

Le dossier médical est normalement conservé par le médecin et les pièces qu’il contient sont couvertes par le secret médical.

Certains certificats d’aptitude au recrutement sont cependant rédigés de façon qui les fait indiquer des informations de caractère médical :

"M. X présente l’aptitude physique requise pour l’emploi auquel il postule" ; "les maladies et infirmités constatées et énumérées ci-après ne sont pas incompatibles avec l’exercice des fonctions postulées" : une protection bien ambiguë.

Le code des pensions (ex : l’article L 31) peut délier dans certains cas le médecin de l’obligation de secret médical.

L’administration doit alors assurer la plus grande confidentialité des informations dont elle se trouve en possession.

Enregistrer, numéroter et mettre à jour

Les administrations prennent parfois des libertés avec les règles strictes d’enregistrement et de numérotation des pièces du dossier, l’obligation de classement de ces pièces et la nécessité de tenir régulièrement à jour les dossiers individuels. L’obligation de tenir régulièrement à jour le dossier n’est pas systématiquement mise en ?uvre.

L’enregistrement et la numérotation des pièces sont peu souvent pratiqués. L’importance de cette formalité, garantie essentielle pour le fonctionnaire, est très souvent perdue de vue, en partie en raison de la charge de travail que cela impose aux services, qui ont subi d’importantes réductions de leurs moyens.

Les formalités d’enregistrement et de numérotation sont effectuées lorsque le fonctionnaire demande à consulter son dossier ou est invité à le faire dans le cadre d’une procédure disciplinaire. Cette pratique allonge le délai d’attente imposé au fonctionnaire lorsque celui-ci fait une demande de consultation.

Cette situation laisse planer un doute sur l’impartialité de la gestion de l’administration. L’absence de numérotation continue des pièces du dossier donne en effet la possibilité à l’administration d’insérer ou de retirer des documents. La numérotation "à chaud" des pièces au moment d’une procédure disciplinaire est en soi-même un élément de partialité : comment ne s’agirait-il pas alors de la constitution d’un dossier à charge ?

Le non respect par l’administration de la formalité d’enregistrement et de numérotation des documents porte atteinte au principe de neutralité du dossier individuel.

La rigueur de l’enregistrement et de la numérotation des pièces sans discontinuité est aussi remise en cause par la pratique très répandue consistant à créer des sous-dossiers thématiques, dotés d’une numérotation et d’un classement autonomes.

La circulaire FP n° 1430 du 5 octobre 1981 ne se prononce pas sur cette pratique mais introduit l’idée qu’il peut y avoir au sein d’un dossier individuel deux sous-dossiers, l’un permanent, l’autre temporaire.

La suppression de la règle de numérotation continue des pièces est actuellement envisagée, "compensée" par une définition plus précise des pièces obligatoires, une mise à jour régulière ?

Ce pourrait être en réalité un recul important de la protection du fonctionnaire.